Urlaub und Vertretungsregelung in der Kindertagespflege – So planen Sie richtig

Redaktion Webseite Kindertagespflege  ·  02.06.2026

Jede Tagesmutter und jeder Tagesvater hat das Recht auf Erholung. Als Selbständige regeln Sie Ihren Urlaub jedoch nicht über einen Arbeitgeber, sondern eigenverantwortlich – abgestimmt auf den Betreuungsvertrag, das Jugendamt und die Familien, die auf Sie angewiesen sind. Dieser Artikel erklärt, welche rechtlichen Grundlagen gelten, wie die Vertretungsregelung funktioniert und wie Sie Urlaub und Vertretung so planen, dass alle Beteiligten gut damit umgehen können. Die Angaben beziehen sich auf die Rechtslage in Deutschland (SGB VIII, BUrlG).

Haben Tagesmütter und Tagesväter Anspruch auf Urlaub?

Ja – aber nicht im Sinne des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Das BUrlG gilt ausschließlich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis. Kindertagespflegepersonen sind hingegen selbständig tätig. Das bedeutet: Es gibt keine gesetzlich festgelegte Mindestanzahl an Urlaubstagen, die Ihnen automatisch zusteht.

Geregelt wird Ihr Urlaub stattdessen durch:

• den Betreuungsvertrag mit den Eltern (enthält oft konkrete Urlaubsklauseln)
• die Vereinbarung mit dem Jugendamt über die laufende Geldleistung nach § 23 SGB VIII
• ggf. durch Vorgaben Ihres Trägers, wenn Sie über einen freien Träger der Jugendhilfe tätig sind

In der Praxis haben sich vier bis sechs Wochen Urlaub pro Jahr als üblich etabliert – oft abgestimmt auf die Schulferien im Bundesland, damit Eltern Betreuungsausfälle leichter planen können.

Wird der Urlaub bezahlt?

Das hängt von Ihrer individuellen Vertragsgestaltung und den Regelungen Ihres Jugendamts ab. Die laufende Geldleistung nach § 23 SGB VIII ist grundsätzlich an die tatsächlich erbrachte Betreuungsleistung geknüpft. In der Praxis zahlen viele Jugendämter die Geldleistung jedoch auch während kurzer Urlaubszeiten weiter – etwa um die Kontinuität des Betreuungsplatzes zu sichern. Die genaue Regelung legt das jeweilige Jugendamt in seiner Satzung oder seinen Richtlinien fest.

Fragen Sie direkt beim zuständigen Jugendamt nach, wie Urlaub in Ihrer Kommune vergütet wird. Die Praxis variiert bundesweit erheblich.

Die Vertretungsregelung – warum sie so wichtig ist

Kindertagespflege ist eine Form der öffentlich geförderten Kinderbetreuung. Familien verlassen sich auf eine verlässliche Betreuung – auch wenn die Tagespflegeperson erkrankt oder in den Urlaub fährt. Viele Jugendämter machen den Nachweis einer funktionierenden Vertretungsregelung zur Voraussetzung für die Erteilung oder Verlängerung der Pflegeerlaubnis.

Das ist keine bürokratische Hürde, sondern eine Schutzmaßnahme: Kinder und Eltern sollen auch kurzfristig nicht ohne Betreuung dastehen. Die konkreten Anforderungen an die Vertretungsregelung sind in den Bundesländern unterschiedlich geregelt – informieren Sie sich deshalb direkt bei Ihrem zuständigen Jugendamt oder der Fachberatungsstelle, welche Vorgaben in Ihrer Region gelten.

Wer kann als Vertretung einspringen?

Nicht jede Person ist als Vertretung in der Kindertagespflege geeignet. Als Vertretung kommen grundsätzlich infrage:

• Andere Tagespflegepersonen mit gültiger Pflegeerlaubnis nach § 43 SGB VIII – die häufigste und rechtlich sicherste Lösung
• Qualifizierte pädagogische Fachkräfte (z. B. staatlich anerkannte Erzieherinnen), sofern diese zusätzlich eine eigene Pflegeerlaubnis nach § 43 SGB VIII besitzen – die Fachausbildung allein ersetzt die Pflegeerlaubnis nicht
• Personen im Qualifizierungsprozess, wenn das Jugendamt dies ausdrücklich gestattet

Wichtig: Jede Person, die eigenständig als Vertretung Kinder betreut, benötigt grundsätzlich eine eigene Pflegeerlaubnis nach § 43 SGB VIII. Auch Familienmitglieder können ohne diese Erlaubnis keine eigenständige Vertretung übernehmen. Klären Sie im Voraus mit dem Jugendamt, ob die von Ihnen vorgesehene Vertretungsperson anerkannt wird – ein eigenmächtiges Arrangement ohne Abstimmung kann im Zweifelsfall Ihre Pflegeerlaubnis gefährden.

So finden Sie eine zuverlässige Vertretungsperson

Der beste Zeitpunkt, eine Vertretung zu organisieren, ist nicht kurz vor dem Urlaub, sondern bereits bei Aufnahme Ihrer Tätigkeit. Bewährt haben sich folgende Wege:

• Vernetzung mit anderen Tagespflegepersonen in Ihrer Gemeinde – gegenseitige Vertretungsabsprachen
• Kontakt zum Kindertagespflegebüro oder der Fachberatungsstelle Ihres Jugendamts – diese führen oft Vertretungslisten
• Mitgliedschaft in einem Verband (z. B. Bundesverband für Kindertagespflege, DRK, AWO) – regionale Netzwerke erleichtern die Vertretungssuche
• Schriftliche Kooperationsvereinbarung mit einer Kollegin für Urlaub und Krankheitsfall

Tipp aus der Praxis: Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretung die betreuten Kinder kennt. Ein gemeinsamer Schnuppernachmittag im Vorfeld erleichtert den Kindern den Übergang erheblich und signalisiert den Eltern, dass die Betreuungskontinuität gewahrt bleibt.

Eltern rechtzeitig informieren – Was und wann?

Eltern haben ein berechtigtes Interesse, frühzeitig über Urlaubszeiten informiert zu werden. Als Orientierung gilt:

• Geplanter Urlaub: Mindestens vier bis sechs Wochen vorher mitteilen
• Sommer- und Weihnachtsurlaub: Idealerweise bereits zu Jahresbeginn ankündigen
• Kurzfristiger Ausfall (Krankheit): So früh wie möglich am Morgen informieren – bevor die Eltern das Haus verlassen
• Kontaktdaten der Vertretung: Eltern sollten Name und Erreichbarkeit der Vertretungsperson kennen, bevor der Bedarfsfall eintritt

Viele Tagespflegepersonen erstellen zu Jahresbeginn einen Urlaubskalender und besprechen ihn gemeinsam mit den Eltern. Das schafft Planungssicherheit auf beiden Seiten und beugt Missverständnissen vor. Als praktische Unterstützung erhalten alle Kundinnen und Kunden von Webseite Kindertagespflege jedes Jahr kostenlos einen liebevoll gestalteten Plakat-Kalender im Format DIN A2 – speziell auf die Bedürfnisse der Kindertagespflege abgestimmt und ideal für die Jahresplanung an der Pinnwand.

Was gehört in den Betreuungsvertrag?

Ein gut gestalteter Betreuungsvertrag schützt beide Seiten – Tagespflegeperson und Eltern. Zum Thema Urlaub und Vertretung sollten folgende Punkte schriftlich geregelt sein:

• Anzahl der Urlaubstage pro Jahr und ob diese bezahlt oder unbezahlt sind
• Regelung für den Krankheitsfall der Tagespflegeperson
• Ankündigungsfristen für geplante Abwesenheiten
• Name und Qualifikation der Vertretungsperson oder Verweis auf die Vertretungsliste des Jugendamts
• Klausel, dass Eltern die anerkannte Vertretung nicht ohne triftigen Grund ablehnen können

Der Bundesverband für Kindertagespflege (BVKTP) bietet Musterverträge an, die diese Punkte berücksichtigen und als Grundlage dienen können. Diese sollten an die örtlichen Vorgaben Ihres Jugendamts angepasst werden.

Checkliste: Urlaub und Vertretung optimal vorbereiten

• Vertretungsregelung mit dem Jugendamt abgestimmt und schriftlich festgehalten?
• Vertretungsperson gefunden, qualifiziert und vom Jugendamt anerkannt?
• Vertretung kennt die Kinder (Schnuppernachmittag organisiert)?
• Urlaubszeiten im Betreuungsvertrag geregelt?
• Eltern mindestens vier bis sechs Wochen im Voraus informiert?
• Jahreskalender mit Urlaubszeiten erstellt und mit Eltern geteilt?
• Kontaktdaten der Vertretung an alle Eltern weitergegeben?
• Geklärt: Wird die laufende Geldleistung während des Urlaubs anteilig weitergezahlt?

Rechtslage in Österreich

In Österreich ist Kinderbetreuung Ländersache – es gibt kein einheitliches Bundesgesetz für Tageseltern, sondern neun verschiedene Landesgesetze (z. B. das Wiener Tageselterngesetz). Tageseltern sind in Österreich häufig über einen Tageselternverein angestellt (z. B. Diakonie, Caritas, Rotes Kreuz, Hilfswerk) und nicht selbständig tätig. Das hat wesentliche Auswirkungen auf den Urlaubsanspruch:

• Angestellte Tageseltern unterliegen dem österreichischen Urlaubsgesetz (UrlG) und haben Anspruch auf mindestens 5 Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr – das sind mehr als die 4 Wochen Minimum des deutschen BUrlG.
• Selbständig tätige Tageseltern haben keinen gesetzlichen Urlaubsanspruch. Urlaub und Vertretung werden frei vereinbart, analog zur deutschen Regelung.

Die Vertretungsregelung ist bei angestellten Tageseltern in der Regel Aufgabe des Vereins, nicht der einzelnen Person. Der Träger organisiert Vertretungen und stellt sicher, dass Familien während des Urlaubs oder bei Krankheit weiter betreut werden. Selbständige Tageseltern müssen – wie in Deutschland – selbst für eine Vertretung sorgen, wobei die konkreten Anforderungen je nach Bundesland variieren.

Anlaufstellen in Österreich: der Österreichische Verband der Tageselternorganisationen (ÖVT) sowie die Tageselternorganisationen der jeweiligen Bundesländer.

Rechtslage in der Schweiz

In der Schweiz werden Tagespflegepersonen üblicherweise als Tagesfamilien oder Tageseltern bezeichnet. Die rechtliche Grundlage bildet auf Bundesebene die Pflegekinderverordnung (PAVO); die konkrete Ausgestaltung ist jedoch Sache der 26 Kantone und variiert entsprechend stark.

• Angestellte Tageseltern (z. B. bei Organisationen, die dem Dachverband kibesuisse angehören) fallen unter das Obligationenrecht (OR, Art. 329a ff.) und haben Anspruch auf mindestens 4 Wochen Ferien pro Jahr. Viele Kollektivverträge sehen mehr vor.
• Selbständig tätige Tagesfamilien haben keinen gesetzlichen Ferienanspruch. Ferienzeiträume und Vergütung werden im Betreuungsvertrag individuell vereinbart.

Die Vertretungsregelung ist kantonal geregelt und wird häufig über Tagesfamilienorganisationen koordiniert. Wer über eine solche Organisation vermittelt wird, profitiert in der Regel von einer organisierten Vertretungslösung. Für selbständig tätige Tagesfamilien gelten ähnliche Empfehlungen wie in Deutschland: frühzeitig eine qualifizierte Vertretungsperson benennen und mit der zuständigen Behörde abstimmen.

Anlaufstelle in der Schweiz: kibesuisse – Verband Kinderbetreuung Schweiz sowie die kantonalen Fachstellen für familienergänzende Kinderbetreuung.

Fazit: Urlaub ist planbar – und professionell

Erholung ist keine Frage des Luxus, sondern der Qualität. Wer ausgeruht und erholt in die Betreuung geht, ist für die Kinder die bessere Bezugsperson. Mit einer frühzeitigen Planung, einer zuverlässigen Vertretungsperson und klaren vertraglichen Regelungen lässt sich Urlaub in der Kindertagespflege reibungslos umsetzen – für alle Beteiligten.

Was Sie darüber hinaus rechtlich und steuerlich als Tagespflegeperson wissen sollten, erklärt unser Artikel zu den Steuern in der Kindertagespflege 2026. Einen Überblick über alle Voraussetzungen für den Berufseinstieg finden Sie unter Kindertagespflege als Beruf.

Quellen und weiterführende Informationen

• § 23 SGB VIII – Förderung in Kindertagespflege (laufende Geldleistung)
• § 1 BUrlG – Bundesurlaubsgesetz (gilt für Arbeitnehmer, nicht für Selbständige)
• Bundesverband für Kindertagespflege e. V. – Musterverträge, Fachberatung und regionale Netzwerke
• Deutsches Jugendinstitut (DJI) – Forschung und Praxismaterialien zur Kindertagespflege
• Zuständiges Jugendamt vor Ort – verbindliche Auskunft zu regionalen Anforderungen an die Vertretungsregelung
• Österreichisches Urlaubsgesetz (UrlG) – Urlaubsanspruch für Arbeitnehmer in Österreich
• Österreichischer Verband der Tageselternorganisationen (ÖVT) – Fachverband für Tageseltern in Österreich
• Pflegekinderverordnung (PAVO) – Bundesrecht Schweiz, Grundlage für Tagesfamilienbetreuung
• kibesuisse – Verband Kinderbetreuung Schweiz, Informationen zu Tagesfamilien und Qualitätsstandards